Терабайты бумажной памяти: фоторепортаж из госархива Нур-Султана

Корреспондент BaigeNews.kz побывала в государственном архиве города Нур-Султан и увидела, как он функционирует, какие технологии там используются для сохранения и оцифровки исторических документов, а также узнала о планах учреждения на ближайшие годы.

Государственный архив города Акмола был создан 23 ноября 1995 года на базе государственного архива Акмолинской (бывшей Целиноградской) области. Если на момент его создания здесь находилось всего 40 фондов, сегодня он насчитывает без малого 723 фонда. Для того, чтобы представить общий объем документов в архиве, достаточно сказать, что здесь хранится около 50 миллионов листов. Большинство этих документов представлены на казахском и русском языках, но также имеются документы начала XX века, написанные на основе арабской вязи и латиницы.

Есть здесь и документы, привезенные из российских архивов, самые старые их которых датируются 1737 годом. Есть письма императрицы Екатерины II. Имеются документы про казахские восстания, про партию "Алаш". По алашординцам на полках архива хранятся письма, фотографии, а также данные о том, кто и где обучался. Оригинальные же документы, которые хранятся в архиве, начинаются с 1915 года и заканчиваются 2020 годом.

Главное здание архива было построено как стандартное архивохранилище еще в советские годы. Помимо этого, частью архива является памятник истории — здание купца Кубрина, который раньше был Историко-краеведческим музеем Целиноградской области. Нам показали оба эти здания.

Как сохранить доступность документов, изымая их из оборота

Перед тем как сотрудники архива провели нам небольшую экскурсию, с нами побеседовал директор ГУ "Государственный архив города Нур-Султан" Мейрам Бектембаев и рассказал о том, как развивался столичный архив за годы независимости РК.

"Главная задача архива — обеспечить сохранность документов, а также предоставлять информацию всем желающим. Стоит отметить, что основное хранилище расположено в этом здании, но есть еще три других хранилища на территории города. Документов у нас много и хранить их в одном месте уже невозможно. Поэтому когда у нас появились проблемы с площадью, акимат пошел нам на встречу и выделил средства для того, чтобы мы оборудовали новые помещения, закупили необходимые мебель и технику", — рассказал директор архива.

Важной особенностью нынешней работы архива заключается в том, что сотрудники стараются не выдавать оригиналы документов посетителям. Чтобы обеспечить сохранность документов, архив их оцифровывает. Это помогает изымать оригиналы из оборота.

"Сейчас в госархиве Нур-Султана оцифровано около 10 процентов документов. Это не очень много, но учитывая количество документов, все-таки достаточно хороший показатель. Потому что цифровать все подряд неправильно. У нас есть своя градация по приоритетам, согласно которой мы цифруем наши документы. К примеру, весь особо ценный фонд столичного госархива уже оцифрован. Это нужно было сделать в первую очередь, потому что с этими документами работают исследователи, а при постоянном контакте бумага быстрее портится. Мы также оцифровали все описи документов, которые хранятся в архиве. Теперь исследователь может зайти на наш сайт, просмотреть их и через сайт подать заявку. После этого наши хранители подымают эти документы, цифруют и приглашают исследователя в читальный зал", — объясняет процесс работы архива с посетителями Мейрам Бектембаев.

Руководитель архива отметил, что Нур-Султан — столица молодая и ежегодно идет заметный прирост количества документов, которые сдаются на хранение.

"Сейчас мы делаем упор на пополнение личных фондов известных людей, которые внесли значительный вклад в развитие страны. Мы, например, уже собрали личный фонд олимпийского чемпиона по боксу Серика Сапиева, хоккейного клуба "Барыс" — визитной карточки Нур-Султана и Казахстана на мировой арене. Архивную коллекцию "Культурное наследие" пополнил заслуженный деятель культуры РК Баянгали Алимжанов . В 2020 году был открыт фонд казахстанского космонавта, генерал-майора ВВС РК Айдына Аимбетова. В планах у нас открыть еще несколько таких фондов," — делится директор архива.

В прошлом году госархив Нур-Султана вошел в Международный совет архивов. Подобное сотрудничество важно в том числе, чтобы держать руку на пульсе. Ведь технологии на месте не стоят.

"То, что вчера было для нас из области фантастики, сегодня мы уже реализовали. Однако, посмотрев на то, что есть на Западе, а технологии хранения и передачи информации идут оттуда, мы понимаем, что мы отстаем. И мы стараемся наверстать упущенное," — говорит руководитель казахстанского архива.

В качестве примера Мейрам Бектембаев рассказал о новых технологиях хранения документов.

"На сегодняшний день важным вопросом для нашего архива является хранение документов страхового фонда. Он хранится на микрофотопленках. Дело в том, что даже в самую защищенную базу данных можно внести изменения. Например, запустив вирус. Никто от этого не застрахован. На фотопленке же это в принципе невозможно. Но есть минус — срок хранения фотопленки составляет около 200 лет. На Западе используются уже новые носители информации методом нанесения записей на алмазные диски, срок хранения которых может достигать 1000 лет. Это очень дорогая технология, нам пока до этого далеко. Тем не менее, мы пока стараемся работать с теми вариантами, которые нам доступны. В принципе, доступно нам немало", — заключил директор госархива.

Автоматизированные стеллажи на смену советским

В главном здании столичного госархива хранилища расположены на двух этажах: на третьем этаже хранятся документы по личному составу, на четвертом — документы постоянного хранения.

Первое, что нам показали в архиве — хранилище на четвертом этаже.

В этом помещении поддерживается особый температурно-влажный режим, чтоб сохранять бумагу в надлежащем состоянии и не допускать сырость. Для этого здесь работает гидрометр. Другой важный аспект — свет здесь приглушенный, что тоже нужно для надлежащего сохранения бумаги.

Большая часть хранилища состоит из стеллажей, которые были установлены еще в советское время. Сотрудница архива отметила, что они достаточно прочные, но не достаточно функциональные. В перспективе ожидается полностью заменить их на новые мобильные стеллажи, которые можно сдвигать и раздвигать автоматически, таким образом, они занимают меньше места. Этим летом уже были установлены несколько таких стеллажей.

На втором этаже работает отдел государственных услуг, который выполняет запросы о подтверждении пенсионного стажа. К ним приходят запросы через ЦОН, через почту. Обращаются люди со всех регионов Казахстана, а также с других стран — чаще всего из Германии и России.

"Документы всех организаций относятся к источникам. Часть из них хранится в Нацархиве РК — это компании, акционерные общества (АО) республиканского масштаба, а в госархиве Нур-Султана — организации местного значения. Если организация закрывается, они приносят документы в архив. Это нужно, для того, чтобы люди могли подтвердить свой трудовой стаж", — объяснила нам сотрудница архива.

Прошлое на электронных носителях

На первом этаже расположены помещения, в которых делают сканирование и оцифровку архивных документов.

"При поддержке акимата города госархив начал работу по созданию электронного архива. В настоящее время архив использует в своей работе современное сканирующее оборудование, которое позволяет создавать цифровые копии с разрешением до 1600 DPI (dots per inch, что переводится как "количество точек на дюйм" — прим. ред.) на высокой скорости. На базе основного архивохранилища создан Центр обработки данных объемом хранения 210 терабайт с возможностью дальнейшего увеличения мощностей. На сегодняшний день архив оцифровал 25 фондов, 3 510 092 листов, 44 918 единиц хранения", — рассказал директор столичного архива.

Есть в архиве и ЦОД — центр обработки данных. Его сервера могут хранить до 400 тысяч терабайт информации.

Здесь есть сканер, на котором можно сканировать документы А0 и А3 формата. Это могут быть, например, карты или плакаты. В архиве он уже второй год. Сотрудница архива заметила, что в столице такой сканер есть только у них и у геологического института.

Вакуум, пылесос и микроскоп: реставрация в лабораторных условиях

В соседнем кабинете на первом этаже функционирует лаборатория по реставрации ветхих особо ценных документов.

"Когда документы спускаются на первый этаж с наших хранилищ, сотрудники их обеззараживают — помещают их в вакуум, чтобы убрать бактерии, частицы пыли. Это нужно для того, чтобы когда они попадают в аппарат для сканирования, изображение не искажалось, а также чтобы не заразить другие документы. Это своего рода бумажный карантин. В зависимости от поражения, срок нахождения документа в вакууме может составлять около двух-трех недель. Потом специальным пылесосом оставшуюся пыль вытягивают. Так чистятся документы, которые достают из архива", — рассказывает сотрудник архива.

Потом идет микроскопическая работа. Через увеличительное стекло сотрудники обрабатывают документы — например, краску могут добавить, если нужно. На столах есть специальные лампы, чтобы подсветить документы, если они бывают нечитабельными.

После этого отреставрированные документы сушат, прошивают.

На столе можно увидеть документы, которые готовятся к реставрации, а также уже готовый продукт — читабельные бумаги.

Далее документы сканируются и заливаются в электронную базу архива. После этого сотрудники стараются не трогать оцифрованные оригиналы.

Исторические и генеалогические изыскания в доме купца

В здании купца Кубрина расположен читальный зал, где работают исследователи. Здесь сотрудники открывают им доступ к компьютеру. На экране есть папка исследователя, где собрана вся запрашиваемая информация отправляем. При этом исследователь не может ни скопировать, ни сфотографировать то, что он читает на мониторе компьютера, все система защищена. С исследователями архив работает на платной основе, согласно прейскуранту платных услуг.

В этом читальном зале мы встретили историка за работой. И узнали, о чем именно ее исследование.

Преподаватель КазНПУ имени Абая в Алматы Забира Мырзатаева поделилась, что тема ее исследования "Дело алашовцев".

"Мы с коллегами готовим сборник документов о 1920-1930 годах, работаем во всех архивах и собираем об этом материалы. Кто-то может удивится: разве можно найти информацию про алашовцев в данном архиве? Однако здесь есть некоторые документы региональной истории, которые раскрывают тему. Например, здесь я встречаю фамилии рабочих, простых людей, связанных с историей алашовцев. Сколько таких людей остаются незамеченными историками, сколько источников о них не входит в научный оборот. Обычно историки пишут о самых известных деятелей, а простые люди забываются. Документы про них и находятся в таких региональных архивах", — поделилась своими мыслями профессор из Алматы.

В следующем кабинете работают над генеалогическими запросами. Сроки исполнения бывают разные, бывают три месяца, бывает полгода. За 2019-2021 годы в архив поступило 66 запросов генеалогического характера".

Фотографии Бауыржана Жуасбаева